Millionnaires ou au RSA, Elon Musk ou Enzo Honoré, Chinois ou Français, nous sommes tous égaux face au temps. Nous avons tous 24 heures dans une journée. Seulement, nous ne sommes pas tous égaux dans la manière dont nous utilisons ces 24 heures.
Alors, comment optimiser son temps ?
Dans cet article, je te donne les clés pour mieux gérer ton temps et utiliser tes journées de manière optimale !
La gestion de ses tâches pour optimiser son temps
Tu as une liste de tâches à effectuer interminable ? Tu es souvent overbooké et dépassé par ta charge de travail ? Sans parler des tâches ménagères et peut-être même, de l’éducation de tes enfants… Voici donc quelques méthodes pour t’aider à mieux gérer tes tâches au quotidien.
Calendrier et deadline
Il existe depuis la nuit des temps et est pourtant aujourd’hui sous-exploité par la plupart des personnes : le calendrier. Ton agenda est une arme considérable pour gérer les tâches du quotidien, qu’elles soient professionnelles ou personnelles.
Dans un agenda, tu as la possibilité d’insérer tes rendez-vous chez le médecin, tes rendez-vous avec des clients ou encore noter l’heure à laquelle tu dois retirer ton dernier colis. S’il est bien rempli, ton calendrier peut devenir un véritable métronome et va optimiser ton temps sans que tu n’aies besoin de réfléchir.
Avec ce plan clair, tu peux également prendre conscience de la durée d’une tâche et de ce qui te prend réellement du temps dans ta semaine. En effet, en corrigeant le calendrier à la fin d’une tâche (le temps estimé peut s’avérer trop optimiser ou au contraire, pessimiste), tu peux analyser le temps passé sur chaque obligation !
Le dernier atout du calendrier est qu’il permet d’anticiper. Personne n’aime devoir accomplir une tâche dans le stress à la dernière minute parce qu’elle n’était notée nulle part. Avec un planning, tu as la possibilité de planifier toutes tes deadlines afin de pouvoir anticiper et toujours être en avance sur ton travail et sur tes tâches, sans être submergé.
Outils de gestion du temps
Pour gérer ton temps de manière efficiente, rien de tel qu’un outil de Task Management ! Prenant généralement la forme de tableau avec des cases, les outils comme Trello ou Jira sont idéaux pour optimiser son temps lors de la gestion d’un projet. Mais pas que… Tu peux utiliser ces outils dans n’importe quel pan de ta vie personnelle ou professionnelle.
Sur les cartes Trello, tu as la possibilité d’assigner d’autres personnes en envoyant une notification par mail. Pour gérer le temps d’une équipe dans sa globalité, c’est le pied ! De même, tu peux ajouter une deadline afin de savoir avant quelle date tu dois travailler sur une tâche particulière.
L’avantage d’un outil comme Trello, c’est que tu peux le personnaliser en fonction de tes besoins. Par exemple, si une tâche est répétitive et revient souvent, tu peux lui administrer un cycle. De fait, tu n’auras pas besoin de créer à nouveau la tâche toutes les semaines.
De même, avec la combinaison de Zapier, tu es capable d’automatiser l’insertion de tâches dans Trello depuis un calendrier par exemple. En effet, si tu utilises Google Calendar, tu as la possibilité d’intégrer automatiquement tous les nouveaux rendez-vous directement dans Trello, sans aucune manipulation.
Déléguer pour optimiser son temps
Par gestion des tâches, on s’imagine souvent crouler sous le travail ou sous les déplacements pour parvenir à faire toutes les activités qu’on s’était fixées. Et si tu te soulageais d’un poids ? Et si tu ôtais cette activité chronophage que tu dois faire chaque semaine ? Tu sais, celle qui ne t’apporte aucune satisfaction personnelle et te faire perdre ton temps…
Gérer son temps de manière optimale, c’est aussi savoir déléguer les tâches à faible valeur ajoutée. Aujourd’hui, avec des plateformes comme 5euros ou Fiverr, tu as la possibilité d’engager un freelance pour t’épauler dans ton travail et alléger ton planning.
Pour quelques dizaines d’euros, tu peux libérer des créneaux très utiles pour ta croissance personnelle ou pour développer ton activité professionnelle.
De même, tu peux décider d’engager une femme de ménage. Cette dernière effectuera toutes les activités par lesquelles tu n’es pas passionné et tu pourras vraiment profiter de ton temps libre pour pratiquer des activités qui te tiennent à cœur. En plus, l’argent investi dans une femme de ménage est déductible de tes impôts !
Programmer
Programme une de tes journées cette semaine et tu verras la différence sur ta productivité. Optimiser son temps passe aussi par l’anticipation des tâches à venir. Programmer ses journées est ainsi primordial pour réussir à accomplir toutes ses obligations. Mais quelle est la différence avec le calendrier ?
La notion de programmer revient à découper toutes tes grandes tâches en petites tâches successives qui correspondent concrètement à ton travail ou ta vie personnelle. Sur ton calendrier, tu vas généralement noter « Trajet Travail ». Voire, tu ne le notes même pas car c’est une évidence. Mais sais-tu à quelle heure tu dois prendre le bus pour arriver à l’heure ? Sais-tu à quelle heure partir en voiture pour éviter les bouchons du matin ?
Programmer ses journées et anticiper, c’est aussi prévenir de potentiels ennuis qui peuvent se produire. Tu peux également prévoir tes affaires la veille au soir pour le lendemain. Que ce soit ton sac, tes vêtements, tes accessoires ou tes appareils électroniques, tu peux les préparer la veille pour optimiser ton temps le matin. Et éviter une bonne dose de stress !
Optimiser son temps avec les priorités
Est-ce que toutes les tâches de ta To-Do List ont la même valeur ? Si elle ressemble à la même que la mienne, tu dois sûrement avoir mélangé « sortir le chien » avec « lancement d’une nouvelle page de vente pour mon activité ». Et c’est tout à fait normal, quelque part, ce sont les choses que nous devons faire dans la journée. Mais que se passerait-il si je te demandais de réduire cette liste à une seule tâche ? Laisse-moi te faire découvrir la philosophie de The One Thing…
Qu’est-ce que The One Thing ?
The One Thing est un livre écrit par Gary Keller sur la productivité. La théorie de ce livre consiste à dire : reviens à un seul et unique élément. Concrètement, cela signifie que tu dois réduire ta To-Do List à une seule et unique tâche, que tu dois te focaliser sur un seul et unique objectif, sur un seul business, etc. Nous vivons dans une société dans laquelle on effectue plusieurs tâches dans la même minute. Surtout depuis l’apparition des smartphones. Tu peux taper un message tout en écoutant ton client parler via Zoom, pendant que tes carottes cuisent sur le feu. The One Thing revient à l’essentiel : ce qui compte vraiment.
J’emploie cette méthode désormais moi-même au quotidien et je la fais appliquer par mes clients dans mes coachings. En te focalisant sur une seule et unique tâche, tu vas pouvoir te concentrer et donner 100 % de ton intention et de ton énergie pour l’accomplir et la réussir. Tu peux dédier ton énergie à une seule tâche : la plus importante.
Évidemment, il n’est pas toujours possible de réaliser qu’une seule tâche par jour, surtout si tu es parent ou si tu cumules plusieurs activités. Pas de soucis, tu peux quand même le mettre en place.
Comment mettre en place The One Thing pour optimiser son temps ?
Si tu dois effectuer plusieurs activités dans la même journée, la meilleure astuce pour appliquer les conseils donnés par Gary Keller est de déterminer une plage de temps quotidienne durant laquelle tu vas te consacrer à cette priorité. Ainsi, tu peux continuer d’effectuer tes autres tâches tout en restant aligné avec ton objectif le plus important. Et si tu n’as pas le temps de tout faire, alors je te renvoie à notre point précédent : commence à déléguer !
La première chose à faire pour passer à la méthode de la priorité unique est de déterminer son objectif principal. C’est sur cet objectif que tu vas te concentrer durant les prochaines semaines. Cela peut-être ce projet que tu as toujours voulu lancer depuis plusieurs mois. Ou de commencer à jouer l’instrument qui te fait vibrer depuis que tu es enfant. Bref, détermine ce qui te tient à cœur et ce avec quoi tu es en phase.
Ensuite, libère du temps sur ton calendrier ou ton outil de gestion de tâches pour pouvoir allouer au minimum une plage horaire quotidienne au développement de cette activité. Tu n’es pas obligé de libérer quatre heures de temps si tu n’as pas d’autre choix que d’y consacrer au maximum une heure.
L’important est de créer une habitude pour te rapprocher chaque jour de la réussite de ton objectif principal. La méthode The One Thing contient de nombreuses pépites pour les entrepreneurs qui souhaitent passer au niveau supérieur. Nous en avons d’ailleurs débattu lors d’un club de lecture dans la Tribu.
Si tu souhaites rejoindre un groupe d’entrepreneurs ambitieux et bienveillants, rejoins-nous dans la Tribu ! Le premier mois est à 7 € seulement : https://pro.enzohonore.com/tribu.
Ranger pour optimiser son temps
Parce qu’optimiser son temps ne se passe pas que sur un agenda ! Que ce soit ton espace de travail, tes favoris sur ton ordinateur ou ton dressing, le rangement permet de gagner du temps au quotidien.
L’organisation optimale
Non, tu n’es pas une personne désorganisée. L’organisation, c’est la volonté de ranger correctement ses affaires et son espace. Il faut le vouloir et y croire ! Mais en quoi le rangement peut me faire gagner du temps ?
C’est simple ! Est-ce que cela t’arrive de chercher une chemise particulière pendant cinq minutes ? Ou de chercher le chargeur de ton ordinateur dont tu ne peux pas te passer ? Ranger, c’est passer moins de temps à chercher un objet. Et donc, optimiser son temps libre pour des activités plus importantes (et plus fascinantes aussi) !
Pour ce faire, tu peux donc commencer par faire un tri. Dans tes affaires, détermine ce que tu portes et ce que tu ne portes pas. Pour tes appareils électroniques, tu peux dédier un espace d’un placard à leur rangement ainsi qu’aux chargeurs. Ainsi, pas besoin de retourner ta maison pour retrouver le bon embout pour recharger ton rasoir, le matin d’une réunion importante !
Chaque objet doit avoir une place. À la fin de son utilisation, tu dois le remettre à la même place que tu l’as pris. L’objectif est de laisser la pièce et les lieux dans lesquels tu es passé comme si tu n’y étais pas passé.
Ranger son ordinateur et son smartphone !
C’est sans aucun doute les outils sur lesquels tu passes le plus de temps au quotidien. Alors, comme ta maison, ils doivent être bien rangés pour gagner du temps. Commence par ton ordinateur. Est-ce que ton bureau est bien rangé ? Y a-t-il des dossiers en pagaille, mélangé avec des images et des logiciels ? Attention, je ne dis pas qu’il n’y a qu’une seule et unique manière d’être organisé. Si tu t’y retrouves et es productif de cette manière, alors ne change rien.
En revanche, si tu ne retrouves jamais le programme que tu cherches ou que certains dossiers te font perdre du temps, il est temps de modifier le bureau.
Le deuxième point important pour ranger son ordinateur est la nomenclature de tes fichiers. Si tous tes documents sont correctement nommés, tu peux les retrouver en quelques secondes en tapant le mot-clé dans la barre de recherche de ton ordinateur.
Au niveau des favoris, ajoute les sites web que tu utilises au quotidien. En revanche, enlève les sites que tu n’as pas consultés durant les 30 derniers jours ou place-les à un endroit qui ne te gênera pas au quotidien.
Pour ton smartphone, je te conseille déjà de faire un grand vide dans tes applications. La plupart te prennent sûrement de la place de stockage de manière inutile. Ensuite, dispose les applications de manière productive. Tu peux par exemple créer un écran uniquement pour les applications personnelles, un écran pour les applications de transport et une autre pour les réseaux sociaux et les jeux. Tant d’options s’offrent à toi pour optimiser ton temps passé devant les écrans.
Vivre dans le moment présent
Optimiser son temps, c’est bien. En profiter, c’est encore mieux. À quoi bon gagner du temps si tu n’en profites pas vraiment ? Adopte la pleine conscience et vis le moment présent pour savourer chaque instant du quotidien. Particulièrement ton temps passé avec tes proches et les activités que tu aimes.
Optimiser son temps dans le présent
Être dans le présent, c’est ne pas être perturbé par tous tes problèmes et questionnements du moment pour profiter pleinement de l’activité en cours. Que ce soit lors d’un dîner en famille ou dans ton activité sportive, fais le vide et profite de l’environnement.
En vivant le moment présent, tu places ton énergie et ton intention à 100 % dans la tâche en cours. Ainsi, ton niveau de bonheur et de satisfaction augmente. En effet, tu ne peux être que fier de toi si tu t’es donné à 100 %. Qu’en est-il si tu as pensé à autre chose durant toute la journée ?
Alors, comment améliorer sa concentration pour vivre pleinement le présent ? Je ne peux que te recommander de pratiquer la méditation. La pratique de la respiration en pleine conscience favorise la gestion de tes pensées et te pousse à toujours rester dans le moment présent. Cet exercice n’est pas facile, certes. Mais la pratique quotidienne t’amène progressivement vers une meilleure concentration. Tu peux ainsi être en capacité de rester concentré durant une tâche particulière.
Réduire les nuisances numériques
Selon une étude menée par Médiamétrie, les Français ont passé en moyenne 2h12 par jour sur Internet en 2019. Parmi eux, les 15 % les plus connectés passent près de 7 heures par jour à surfer sur le web. Un chiffre astronomique qui nous fait réaliser que nous en perdons parfois le fil…
En effet, combien de temps passes-tu à scroller ton fil d’actualité de ton réseau social préféré ? Ou à regarder des vidéos Youtube de chats jouant avec des pelotes de laine ? Tu as quand même bien le droit de regarder les vidéos de ma chaîne YouTube, mais comme dans tout, il s’agit d’avoir conscience de ce que tu fais.
Les réseaux sociaux ont tendance à nous rendre accros. Pour optimiser son temps à la maison, il est nécessaire de réduire le temps passé sur ces applications pour vivre véritablement dans le moment présent. À ce propos, Netflix vient de sortir un documentaire extraordinaire te dévoilant toutes les techniques des réseaux sociaux pour te faire revenir sur leurs applications : Derrière nos écrans de fumée.
Dans le même schéma, évite d’allumer la télévision systématiquement lorsque tu rentres chez toi ou lorsque tu manges en famille. Préfère lancer une discussion ou organise une soirée jeux de société. Bref, vis le moment présent et profite de ce temps précieux.
Conclusion : comment optimiser son temps ?
Qu’as-tu retenu de cet article ? Tu es désormais paré pour optimiser ton temps et vivre tes journées de façon optimale ?
Partage-nous en commentaires tes meilleures méthodes pour gérer et optimiser son temps !
